Zwischen Ihren Systemen arbeitet ein Mensch.
Anfragen lesen, mit dem CRM abgleichen, ergänzen, was fehlt, ins Format des nächsten Systems bringen, weiterleiten: jeden Tag dieselben Handgriffe. Ich baue die Verbindungen, die das übernehmen. Entschieden wird weiterhin von Menschen.
Automatisierung und KI
Lesen, Übertragen, Abgleichen, Ergänzen, Umformen, Weiterleiten. Was heute von Hand zwischen zwei Masken passiert, läuft danach von selbst. Orchestrierung mit n8n, Anbindung von CRM und operativen Systemen über deren APIs, Anreicherung und Klassifikation mit Sprachmodellen dort, wo starre Regeln nicht ausreichen.
Backends und interne Werkzeuge
Schnittstellen, Datenmodelle und kleine interne Anwendungen für das, wofür es keine passende Standardsoftware gibt, und was heute deshalb in einer Tabelle lebt.
Websites
Wenn die Seite Teil des Vertriebswegs ist, baue ich sie mit: schnell, wartbar und an dieselben Systeme angeschlossen wie alles andere.
01 — Der Ist-Zustand
Was die Handarbeit heute kostet
Drei Angaben genügen. Der Rechner beziffert ausschließlich, was der manuelle Ablauf in Ihrem Haus im Jahr bindet. Keine versprochene Ersparnis, kein Prozentsatz, keine Branchenzahl von mir. Nur Ihre eigenen Angaben, multipliziert.
Zeit für Lesen, Übertragen, Abgleichen, Ergänzen, Nachpflegen und Weiterleiten.
Alle, die denselben Ablauf regelmäßig von Hand erledigen.
Arbeitgeberaufwand einschließlich Nebenkosten, nicht das Bruttogehalt.
Gebundene Arbeitszeit, in Geld
60.720 €
im Jahr
Das sind 1.104 Arbeitsstunden im Jahr
Gerechnet als Stunden × Personen × 46 Arbeitswochen × Stundensatz. 46 Wochen, weil Urlaub und Feiertage abgezogen sind.
Die Zahl sagt nichts darüber, wie viel davon sich automatisieren lässt. Das lässt sich erst nach einem Blick auf den konkreten Ablauf sagen, und genau dafür ist das Erstgespräch da.
02 — Ein Ablauf im Detail
Was „automatisiert“ konkret heißt
Ein Beispiel zum Durchspielen. Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail herein. Heute liest sie jemand, zieht die Angaben heraus, prüft, ob die Firma schon Kunde ist, ergänzt, was in der Mail fehlt, trägt alles ins CRM ein und legt eine Aufgabe an. Jedes Mal ein paar Minuten. Unten läuft derselbe Vorgang als Kette ab. Klicken Sie die Schritte an: rechts steht jeweils, was danach im System vorliegt.
Beispiel: Anfrage im Sammelpostfach
Beispieldaten. Kein echter Kundendatensatz.
Schritt 01 — Eingang
Die Anfrage kommt an
Eine E-Mail im Sammelpostfach, ein Formulareingang, ein Webhook aus dem Shop. Der Auslöser ist austauschbar, alles dahinter bleibt gleich.
Eingang
- Absender
- m.brenner@harkort-guss.de
- Betreff
- Anfrage Nachfertigung Lagerdeckel
- Eingegangen
- 07:41 Uhr
Dieselbe Kette lässt sich auf alles anwenden, was heute aus Lesen, Übertragen und Weiterleiten besteht: Bestellungen, Rechnungseingänge, Reklamationen, Bewerbungen. Der Auslöser ändert sich, das Prinzip bleibt.
03 — Beispielhafter Ablauf
So sieht ein typisches Projekt aus
Damit klar ist, worüber wir reden würden. Der folgende Fall ist konstruiert und dient nur der Veranschaulichung. Er beschreibt keine bestehende Zusammenarbeit.
01
Ausgangslage
Anfragen kommen über vier Wege herein: Sammelpostfach, Kontaktformular, Messekontakte und Telefonnotizen. Drei Personen im Innendienst übertragen sie ins CRM, prüfen, ob es den Kunden schon gibt, und legen Aufgaben an. Die Bearbeitung beginnt oft erst am Folgetag, und niemand kann verlässlich sagen, wie viele Anfragen liegen bleiben.
02
Was gebaut wird
Eine Kette, die alle vier Wege in ein Format bringt, die Felder aus dem Fließtext liest, gegen das CRM abgleicht und den Vorgang dort anlegt. Dazu eine kleine interne Übersicht, die zeigt, was hereinkam, was zugeordnet wurde und was auf eine Entscheidung wartet. Ausnahmen laufen bewusst nicht automatisch durch, sondern in eine Prüfliste.
03
Was danach anders ist
Der Innendienst prüft, statt zu übertragen. Jede Anfrage ist erfasst, sobald sie eingeht, und hat eine Zuständigkeit. Die Übersicht beantwortet die Frage nach dem Rückstand ohne Nachfragen. Was vorher an einzelnen Personen hing, hängt danach an einem Ablauf, den man ansehen und ändern kann.
04 — Zusammenarbeit
Wie ein Projekt abläuft
Kein Rahmenvertrag, keine Bindung an mich. Alles läuft auf Ihren Konten und Ihren Instanzen, damit Sie es jederzeit ohne mich weiterbetreiben können.
01
Erstgespräch
Sie beschreiben den Ablauf, ich sage Ihnen, ob sich das lohnt. Wenn nicht, sage ich das auch: Ein Ablauf, der zweimal im Monat zehn Minuten kostet, gehört nicht automatisiert.
- Zeitrahmen
- 30 bis 45 Minuten, kostenlos
- Was ich dafür brauche
- Jemand, der den Ablauf tatsächlich täglich macht, nicht nur die Beschreibung davon.
02
Discovery
Ich sehe dem Ablauf zu, sichte die beteiligten Systeme und Zugänge und schreibe auf, welche Daten wohin fließen. Am Ende steht ein Angebot mit festem Umfang und festem Preis, kein Tagessatz ins Offene.
- Zeitrahmen
- zwei bis fünf Tage
- Was ich dafür brauche
- Zugang zu Testsystemen, eine Ansprechperson und die Erlaubnis, echte Beispiele anzusehen.
03
Umsetzung
In Abschnitten. Nach jedem Abschnitt gibt es etwas, das läuft und das Sie ausprobieren können, nicht erst am Ende. Änderungen am Zuschnitt sind normal und werden besprochen, bevor sie gebaut werden.
- Zeitrahmen
- meist zwei bis sechs Wochen
- Was ich dafür brauche
- Eine halbe Stunde pro Woche für Rückfragen und einen Testlauf mit echten Fällen.
04
Übergabe
Dokumentation, eine Einweisung für die Personen, die damit arbeiten, und eine für die IT. Danach entweder Betreuung durch mich oder Betrieb durch Sie. Beides ist vorgesehen, keins ist Voraussetzung.
- Zeitrahmen
- ein bis zwei Tage
- Was ich dafür brauche
- Zwei Termine und die Entscheidung, wer den Ablauf künftig verantwortet.
05 — Zur Person
Wer das baut
Ich bin Noah Guthart, ich arbeite von München aus und baue Software, die Arbeit abnimmt, statt neue zu erzeugen. Mein Anspruch ist, dass ein Ablauf nach der Übergabe nicht nur läuft, sondern verständlich bleibt: an einer Stelle änderbar, sauber dokumentiert und ohne Abhängigkeit von mir. Technisch heißt das Orchestrierung mit n8n, Schnittstellen zu CRM- und operativen Systemen über deren APIs und Sprachmodelle dort, wo starre Regeln nicht ausreichen. Dazu die Zurückhaltung, sie wegzulassen, wo sie nichts beitragen.
Bevor ich Abläufe gebaut habe, habe ich sie beraten: anderthalb Jahre Management Consulting bei Accenture im Finanzdienstleistungsbereich. Daher die Überzeugung, mit der ich anfange: Die Technik ist selten das Problem. Das Problem ist meistens, dass niemand den Ablauf je vollständig aufgeschrieben hat. Deshalb beginnt jedes Projekt mit Zusehen und nicht mit der Wahl des Werkzeugs.
Kontakt
Schreiben Sie mir, was bei Ihnen von Hand läuft
Eine Mail genügt, zwei Sätze reichen. Ich melde mich innerhalb eines Werktags und sage Ihnen im Erstgespräch, ob sich der Aufwand lohnt.
Ihr Rechner steht bei 60.720 € im Jahr.
Falls kein Mailprogramm hinterlegt ist: Adresse kopieren.